Sicherheitseinstellungen Outlook (2000/XP/2003)

Outlook 2000 ist nach dem Servicepack 4 mit ähnlichen Sicherheitsfunktionen wie Outlook XP, beispielsweise dem blockieren von Dateianlagen ausgestattet. Hier ist es nicht mehr möglich, Dateien mit bestimmten Erweiterungen aus der Nachricht heraus zu Speichern. Diese Funktion ist bestimmt außerordentlich sinnvoll, wenn man jedoch auf den Austausch dieser Dateitypen angewiesen ist, stellt sie ein echtes Problem dar.

Mit Registrierungseinträgen (Sicherheitshinweise!) kann dieses Verhalten gesteuert werden, navigieren Sie zu folgendem Schlüssel:

Erzeugen Sie in diesem Bereich einen neuen Eintrag vom Typ Zeichenfolge (REG_SZ) mit der Bezeichnung "Level1Remove". Tragen Sie hier die Dateitypen ein, bei denen Sie diese Sicherheitsfunktion nicht wünschen, mehrere Einträge werden durch Semikolon getrennt. Nehmen Sie wirklich nur die absolut unvermeidlichen Dateitypen in diese Liste auf, um den Schutz vor E-Mail-Viren nicht völlig Wirkungslos zu machen!

letzte Bearbeitung fortsetzen (2000/XP/2003)

Bei umfangreichen Dokumenten kann die Suche nach der letzten bearbeiteten Textstelle viel Zeit kosten. Mit der Tastenkombination Shift-F5 wird der Cursor an der Stelle positioniert, an der die letzte Änderung des Textes stattgefunden hat. Besonders erfreulich ist dabei, das die Position im Dokument gespeichert wird und die Tastenkombination somit auch nach dem Laden einer Datei funktioniert. Dabei ist aus Sicherheitsgründen aber bitte auch der folgende Text zu beachten!

Persönliche Daten aus Dokumenten entfernen (2003)

In einem Office-Dokument sind nicht nur reine Textzeichen gespeichert, sondern auch jede Menge weitere Informationen, beispielsweise über die letzten Änderungen, System- und Druckeinstellungen und Benutzerkennungen. Innerhalb eines geschlossenen Systems sind diese Information durchaus von Vorteil, etwa zur Nachverfolgung von Änderungen - insbesondere bei der Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Mitarbeiter. Sollte das Dokument jedoch das Haus verlassen, können diese Informationen mit relativ geringem Aufwand ausgelesen werden und durchaus unerfreuliche Folgen haben (Beispiel: verräterisches Word-Dokument der britischen Regierung).

Unabhängig von der Tatsache, dass es günstiger und auch sicherer ist, ein weitgehend plattformunabhängiges Dokumentenformat, beispielsweise PDF, zu wählen, gibt es in neuen Office-Versionen nun die Möglichkeit, bei Speichern die persönlichen Daten aus den Dokumenten zu entfernen. Dazu ist unter Extras - Optionen - Sicherheit das entsprechende Feld auszuwählen.

Für ältere Office-Versionen hat Microsoft ein Tool bereitgestellt, mit dem diese Informationen aus Dokumenten entfernt werden können.